Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją

1. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W URZĘDZIE.
• Instrukcja Kancelaryjna;
• Rzeczowy Wykaz Akt;
• Instrukcja archiwalna.

2.RODZAJE I DROGI DOKUMENTU WPŁYWAJĄCEGO DO URZĘDU.
• Dokument elektroniczny;
• Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie;
• Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw;
• Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu;
• przesyłki przekazane pocztą elektroniczną;
• przesyłki na nośniku papierowym;
• przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych;
• przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą via- ePUAP.
3.PODSTAWOWY SYSTEM DOKUMENTOWANIA PRZEBIEGU ZAŁATWIANIA I ROZSTRZYGANIA SPRAW-SYSTEM ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ (EZD)
• Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw- „ tzw. wyjątki na papierze”;
• Skład Chronologiczny;
• Skład Informatycznych Nośników Danych;
• Koordynator Czynności Kancelaryjnych-zadania;
• Akta sprawy w EZD;
• Metryka sprawy w EZD;.
• Kompletność akt w sprawie papierowej;
• Kompletność akt w sprawie elektronicznej;
• Wysyłka pisma drogą elektroniczną z teczki papierowej.


4. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE EZD I W SYSTEMIE TRADYCYJNYM.
• Zadania punktów kancelaryjnych-(Kancelarii Ogólnej)
• otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki,
• rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora)- wyjątki,
• skanowanie-wyjątki,
• wprowadzanie metadanych,
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie,
• prowadzenie składu informatycznych nośników danych,
• wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
• przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
• wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.
• Zadania kierowników komórek organizacyjnych.
• dekretacja pisma –wyjątki
• akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),
• podpisanie pisma podpisem elektronicznym,
• podpisanie pisma podpisem odręcznym.
• Zadania prowadzących sprawy.
• zakładanie spraw,
• dekretacja zastępcza,
• uzupełnianie metadanych,
• prowadzenie kompletnych akt sprawy,
• prowadzenie metryk spraw,
• sporządzanie projektów pism,
• dokonywanie akceptacji
5. KORESPONDENCJA WEWNĘTRZNA W EZD-WSPÓŁDZIAŁANIE NA ZASADZIE KOMÓRKI MERYTORYCZNEJ I NIEMERYTORYCZNEJ
• udostępnianie pism w celu uzyskania informacji zwrotnej
• udostępnianie pism do wiadomości.

6.POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH.

7. ELEKTRONICZNA I TRADYCYJNA ARCHIWIZACJA AKT SPRAW ZAKOŃCZONYCH .