Współpraca z agencjami eventowymi, lokalizacjami oraz firmami podwykonawczymi

PROGRAM SZKOLENIA:

1. Rozpoczęcie pracy nad projektem.

a) określenie naszego celu, oczekiwań,

b) określenie uwarunkowań takich jak: czas, miejsce, forma wydarzenia, ilość osób, budżet

2. Umiejętność pisania

a) briefów agencyjnych; co w nich zawrzeć, jak określić swoje oczekiwania, aby zostały one spełnione

b) zapytań do lokalizacji, ekip technicznych

3. Ocena nadesłanych ofert

a) ocena koncepcji, kosztorysów, wizualizacji, standardów i doświadczenia agencji

b) realne i nierealne, trafione i nietrafione, niestandardowe i wytarte pomysły

c) podjęcie decyzji o wyborze agencji eventowej

d) negocjacje

e) ustalenie warunków współpracy

f) podpisywanie umów o czym warto pamiętać!

4. Rozpoczęcie współpracy z agencją eventową

a) przedstawienie i zapoznanie z zespołem przydzielonym do realizacji projektu

b) ustalenie harmonogramu i zasad działania

c) ustalenie wzajemnych zobowiązań

d) rozpoczęcie pracy nad szczegółowym scenariuszem eventu

5. Wybór lokalizacji czym należy się kierować, co sprawdzić

6. Wybór ekip technicznych, oprawy muzycznej i wizualnej

7. Raportowanie przebiegu prac, spotkania robocze

8. Przewidzieć prawie wszystko? Jest na to sposób

9. Zasady zmniejszające ryzyko niepowodzenia, występowania sytuacji stresowych

10. Godzina W działania i zarządzanie w trakcie trwania eventu

11. Punkty krytyczne, niebezpieczeństwa, najczęstsze błędy organizatorów

12. Zamknięcie projektu, podsumowanie

a) powrót do spisanych na początku celów, oczekiwań konfrontacja

b) działania w przypadku nie zadowalających efektów współpracy

13. Uzupełnienie procedur o nową wiedzę, doświadczenia

14. Część praktyczna szkolenia:

a) warsztaty w grupach

b) praca samodzielna

c) dyskusje, casey, pytania